Ingoia un rospo come prima cosa la mattina, e per il resto della giornata non potrà succederti nulla di peggio.
(Mark Twain)

Si dice che “il mattino ha l’oro in bocca”, e in una certa misura è vero: la maggior parte delle persone è più energetica e più determinata nelle prime ore del giorno e la sua produttività è al massimo. Se ci occupiamo dell’attività più sfidante o più difficile all’inizio della giornata (o comunque il prima possibile), quando abbiamo tutta l’energia a disposizione, probabilmente il resto del giorno andrà “in discesa”, e avremo a disposizione un surplus di tempo da investire in altre attività piacevoli. La cosiddetta “produttività” è però una tensione positiva, attiva e creativa che vogliamo tenere alta per tutta la giornata, non fosse che per evitare la sgradevole sensazione, quando viene sera, di aver “perso tempo”. E allora: come essere più a fuoco su questo obiettivo ed aumentare la produttività?

IL CONSIGLIO: Aumenta la qualità e la quantità delle tue ore più produttive usando liste e finestre di tempo, così da concentrarti sulle cose che hai deciso che sono più importanti. Gestisci e riduci le distrazioni, sia quelle esterne – utilizzando al meglio la tecnologia – sia quelle interiori, imparando a incanalare il flusso delle tue idee. Usa lo smartphone, il tablet o il PC per prendere nota ogni volta che ti viene una nuova idea, e poi torna subito alla tua attività principale. A fine giornata sarai stato più produttivo, e avrai anche a disposizione un surplus di idee da sviluppare in futuro.

FATTI LE DOMANDE GIUSTE: 

• In quali momenti del giorno mi sento “al massimo”?
• Come posso organizzarmi per affrontare le sfide più impegnative della mia giornata proprio in quei momenti?
• Cosa faccio per ridurre interferenze e interruzioni al mio “focus” da parte degli altri?
• Cosa posso fare concretamente per proteggere i miei momenti produttivi?

ALLENAMENTO:

Allenamento #1 – Migliora la tua produttività

-Organizza la tua prossima giornata di lavoro accorpando tra loro le attività assimilabili, dedicando spazi e tempi circoscritti.
– Stabilisci degli slot di tempo ben precisi, per esempio: 3/4 slot di 15’-30’ l’uno per occuparti dell’email.
– Controlla la posta solo durante questi slot dedicati, invece di farlo di continuo, come prima cosa al mattino oppure quando capita. 
– Disabilita le notifiche automatiche.
– Imposta risposte automatiche che facciano sapere agli altri che potresti non leggere la posta in tempo reale.
– Prediligi il telefono alla posta in caso di email che richiedono più tempo.
– Applica questa stessa strategia anche per: telefonate, social media, riunioni di breve durata etc.

Allenamento #2 – Anticipa la tua produttività
– Anziché fare “to-do-list” mattutine, prova a concludere la tua giornata di lavoro con una lista delle attività che vuoi portare a termine il giorno successivo.
– In questo modo, puoi evitare da una parte di svegliarti con pensieri e ansie per il giorno dopo, dall’altra di sprecare l’energia del mattino in un’attività puramente organizzativa. 
– Metti in lista prima le 3 attività che certamente vuoi “portare in buca”, poi via via le altre a più bassa priorità.
– Fai la lista con sano realismo; se ti rendi conto che si sta allungando troppo, decidi quali attività non fare, e ripianificale per i giorni successivi.
– Cerca di mantenere la lista più “chiusa” che puoi: metti in coda le attività che si sono aggiunte, e ri-pianificale nella prossima lista.

Keypoint: produttività fa rima con organizzazione 🙂